- پایگاه خبری و تحلیلی توسعه پویا - https://toseepooya.ir -

شیوه‌نامه «مدیریت و تدوین برنامه اقدام» روابط‌عمومی

دکتر حمید شکری خانقاه می‌گوید: پی‌ریزی نظام ارتباطات یکپارچه سازمان باید یکی از دغدغه‌های مدیریتی، برنامه ریزان روابط‌عمومی‌های کشور برای حل مسایل و دغدغه‌های ارتباطی سازمان‌ باشد.

به گزارش توسعه پویا [۲]، این برنامه‌ریز و استراتژیست ارتباطی گام‌های فرایندی کاربردی برای تدوین برنامه سالانه و ارتباطی مدون در روابط‌عمومی ارائه داده و می گوید: برنامه‌ریزی راهبردی و کاربردی به مدیران روابط عمومی این امکان را می‌دهد؛ در ابتدای سال به عنوان یک مدیر برنامه محور و استراتژیست ارتباطی سازمان خود را به مدیران ارشد معرفی کنند، و خواسته‌ها و انتظارات خود را در یک فرایند هوشمند مطرح کنند.
بودجه و اعتبار لازم را برای روابط عمومی دستگاه پیش بینی کنند و اثربخشی اقدامات روابط عمومی را به صورت تخصصی و علمی ارزیابی کنند.
هر چه محتوای برنامه خلاقانه‌تر و مستند تر ارائه شود از مقبولیت بیشتری نزد مدیران برخوردار خواهد شد.

▪︎ گام‌های ذیل را برای تدوین برنامه ارتباطی دنبال کنید و جاهای خالی را تکمیل کنید.
برنامه شما می‌تواند خلاصه یا مفصل ارایه شود. هر چه کامل‌تر و جامع‌تر باشد بهتر است.

▪︎ برنامه روابط‌عمومی  سازمان… در سطح ملی، منطقه‌ای و استانی
(عنوان جلد)

▪︎ مقدمه:
(وضعیت استان
شرایط خاص آن
و نقش کلیدی روابط‌عمومی )

▪︎ مسئله شناسی ارتباطی
(مهمترین مسئله ارتباطی سازمان واستان که با رسانه و ارتباطات حل می شود) در دو سه پارگراف و بر اساس نتایج مطالعات قبلی و نظر مدیران ارشد باشد.

▪︎ هدف از ارتباط و اطلاع رسانی
بالا بردن آگاهی مردم در خصوص اقناع مخاطبان خاص در مورد:
متقاعد‌سازی مخاطبان هدف در مورد سیاست‌ها و خط مشی‌های وزارت/سازمان
اعتمادسازی یا رضایت آفرینی در ذینفعان نسبت به برنامه‌ها و اقدامات سازمان (با ذکر نام ذینفع و عنوان برنامه و اقدام)

▪︎ مخاطبان هدف
مخاطب اصلی شامل:
مخاطب خاص شامل:
مخاطب فرعی شامل:
عموم مردم به عنوان مصرف کنندگان محصولات و گیرندگان خدمات شما

▪︎ محور پیام‌ها و سناریوهای ارتباطی
پیامهای خبری مختص سارمانی در سطح ملی
پیامهای خبری مختص استان در سطح منطقه‌ای و استانی
پیامهای کوتاه وانگیزشی در خصوص:
پیامهای تحلیلی، روشنگرانه و تخصصی شامل:
پیامهای آموزشی و اقناعی ویژه:
پیامهای خاص برای پروژه‌های خاص

▪︎ استراتژی ارتباطی و رسانه ای
بهره‌گیری از ظرفیت‌های ارتباطات مستقیم سازمان با مخاطبان
بکارگیری ظرفیت‌های صدا و سیما
بهره‌گیری از پتانسیل های شبکه‌های اجتماعی
سناریو نویسی در مقوله های مختلف ارتباطی
اشاعه گسترده اطلاعات و اطلاع رسانی گسترده و هوشمند
اجتناب از اخبار کلیشه‌ای و بی‌خاصیت
استفاده از ظرفیت تعامل با ذینفعان

▪︎ ابزارها و کانال های ارتباطی
تولید محتوا برای صدا و سیما در قالب‌های:
مستند در موضوعات گوناگون به تفکیک
گزارش تصویری و خبری
خبر با تاکید بر رویکرد فرایند محوری
مصاحبه با مدیران (با ذکر عنوان)
تولید محتوا برای خبرگزاری‌ها و مطبوعات و سایتهای خبری
تولید محتوا برای شبکه‌های اجتماعی گوناگون
تولید محتوا برای درگاه‌های ارتباطی داخلی سازمان
تولید محتوای چند رسانه ای در قالبهای مختلف تیزر، کلیپ، موشن گرافی ، پوستر و عکس نوشته و‌ اینفو گرافی و کاتالوگ و ….
برگزاری نمایشگاه‌های مختلف موضوعی در طول سال (با ذکر عنوان)
برگزاری جشنواره ها و همایشهای گوناگون موضوعی (با ذکر موضوع )
سایر اقدامات{بر اساس شرایط سازمان متبوع}
 این لیست با توجه به اتخاذ هر کدام از استراتژی های ارتباطی می تواند در چند صفحه ادامه داشته باشد.

▪︎ تدوین جدول زمانبندی و گانت چارت:
اقدامات ارتباطی به تفکیک ماه:
 بهار؛ فروردین/ اردیبهشت/ خرداد
 تابستان؛ تیر/ مرداد/ شهریور
پاییز؛ مهر/ آبان/ آذر 
زمستان؛ دی/ بهمن/ اسفندماه
جدول زمانبندی را در قالب هفته، ماه، فصل و در دو ستون: ستون اول زمان و ستون دوم تنظیم کنید.

▪︎جدول بودجه بندی:
شرح بودجه و اعتبار لازم برای هر یک از اقدامات در سه ستون درج شود.
مثلا:
تولید و نشر محتوا در صدا و سیما در قالب:
مستند
گزارش تصویری و خبری
خبر
مصاحبه با مدیران
تولید و انتشار محتوا در خبرگزاری‌ها و مطبوعات و سایتهای خبری
تولید محتوا برای شبکه‌های اجتماعی گوناگون
تولید محتوا برای درگاه‌های ارتباطی داخلی سازمان
تولید محتوای چند رسانه‌ای
تولید پوستر
عکس نوشته و‌ اینفوگرافی
کاتالوگ
تیزر، کلیپ، موشن گرافی
و…
برگزاری نمایشگاه موضوعی(با ذکر عنوان)
برگزاری جشنواره:
برگزاری همایش موضوعی (با ذکر موضوع )
سایر اقدامات …

▪︎ جدول بودجه بندی در سه ستون:
 اقدام اصلی،ستون دوم اقدام فرعی مرتبط با اقدام اصلی و ستون سوم بودجه و اعتبار لازم برای اقدامات فرعی می آید و در پایان هر اقدام فرعی نیز جمع بندی اقدام اصلی آورده شود.

▪︎ همکاران، همراهان و همیاران روابط‌عمومی  شامل بخشهایی که در درون و بیرون از سازمان در برنامه های ارتباطی درموقعیت های مختلف همکاری مشترک، اسپانسر و … هستند با ذکر عنوان و مشخص کردن نوع همکاری.

▪︎ روشهای ارزیابی اثربخشی اقدامات ارتباطی و رسانه‌ای:
 سنجش میزان اثربخشی پیام
 سنجش میزان انتشار پیام
 سنجش اعتبار و مقبولیت اجتماعی سازمان
 سنجش رضایت ذینفعان
 سنجش اعتماد اجتماعی به سازمان
که باید با روشهای افکار سنجی مستقیم و غیر مستقیم مثل تحلیل محتوای رسانه، نظرسنجی از مخاطبان گوناگون ، مشاهده رفتار مردم در موقعیت‌های مختلف و …انجام شود.

▪︎ نتیجه برنامه اقدام ارتباطی
در دو پاراگراف آنچه انتظار دارید بعد از یکسال از طریق روشهای ارتباطی و رسانه ای به آن دست یابید را در پایان برنامه بنویسید.

▪︎ ضمایم برنامه
و منابع تدوین برنامه

 برنامه اقدام ارتباطی زمانی با موفقیت روبرو می‌شود که مهندسی ارتباطی برنامه طبق موارد فوق رعایت شود، همکاران روابط‌عمومی برای اجرای استراتژی ارتباطی و رسانه ای آموزش لازم را ببینند، ضمانت اجرایی لازم با جلب حمایت مدیران ارشد از روابط‌عمومی فراهم شود و بودجه و اعتبار کافی به برنامه تخصیص داده شود.

 خلاقیت و ابتکار عمل در اجرای برنامه‌های روابط‌عمومی  بخش جذاب و متقاعدکننده سازمان در پی‌ریزی نظام ارتباطات یکپارچه سازمان خواهد بود.
با آرزوی موفقیت تمام مدیران روابط‌عمومی‌های کشور برای حل مسائل ارتباطی و کمک به موفقیت برنامه‌ها و استراتژی های کلان سازمان متبوع اشان که همواره یکی از دغدغه‌های کلیدی جامعه روابط‌عمومی کشور و مدیریت نظام ارتباطی هر سازمانی است.

منبع: کتاب برنامه ریزی راهبردی ارتباطی در روابط‌عمومی /حمیدشکری خانقاه/سیمای شرق/چاپ پنجم/۱۳۹۵

لینک کوتاه:

https://toseepooya.ir/?p=54307 [۱]

[۳] [۴]